NHỮNG DỊCH VỤ CỦA OLICON. 

1. Dịch vụ tư vấn.

Các tổ chức hoạt động trong ngành thư viện thông thường nhận thấy và hiểu rõ nhu cầu của đơn vị. Tuy nhiên, hiện thực hóa nhu cầu này thành một dự án thích hợp để có  được kinh phí hoặc nguồn tài trợ thì không phải lúc nào cũng là công việc dễ dàng. Dịch vụ tư vấn OLICON sẽ lập dự án, thuyết phục các nhà tài trợ, các Bộ Ngành chức năng phê duyệt dự án. OLICON sẽ giải phóng gánh nặng cho lãnh đạo của các đơn vị có nhu cầu nâng cấp, đầu tư và phát triển thư viện mình. Dịch vụ tư vấn OLICON lập dự án xin kinh phí và nguồn tài trợ từ các tổ chức thích hợp trong và ngoài nước: các tổ chức giáo dục (các trường, viện, vv…), Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các tổ chức văn hóa - giáo dục phi chính phủ, phi lợi nhuận của thế giới (Liên hiệp thư viện thế giới IFLA, Tổ chức UNESCO, vv…). Phương thức tiến hành dịch vụ bao gồm:  

• Thảo sát, thu thập thông tin, nhu cầu sử dụng bằng các biểu mẫu đã được xây dựng sẵn, thực hiện trong phạm vi thư viện và đơn vị chủ quản mà thư viện trực thuộc (trường, viện, vv…) của tổ chức có nhu cầu;  
• Tư vấn thiết kế, lập dự án;  
• Hỗ trợ thuyết trình, xin phê duyệt dự án. 

2. Dịch vụ bổ sung tài liệu in ấn.

Hiện nay, công việc bổ sung tài liệu trong các thư viện đều theo phương thức thu thập yêu cầu từ phía độc giả một cách riêng lẻ từng thư viện, rồi trải qua một số thủ tục nhất định, cuối cùng là gửi đơn đặt hàng đến từng nhà cung cấp. 

Dịch vụ bổ sung tài liệu OLICON sẽ làm cho quy trình trên được cải tiến hiệu quả và mang tính chủ động hơn bằng cách cho phép độc giả của thư viện thành viên có thể tương tác trực tiếp với hệ thống thông qua việc gửi yêu cầu ấn phẩm, sau đó hệ thống sẽ lọc, bầu chọn các ấn phẩm được yêu cầu nhiều nhất, so sánh giá giữa các nhà cung cấp để chọn giá thấp nhất và tự động lập thành các đơn đặt hàng chuyển đến từng nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ căn cứ trên các yêu cầu được gửi đến đơn vị mình, tiến hành gửi lại các đơn đặt hàng đáp ứng các ấn phẩm yêu cầu với giá cả xác định. Thư viện thành viên sẽ xem xét, đánh giá, so sánh từ nhiều nhà cung cấp và quyết định chọn đề xuất của nhà cung cấp thích hợp nhất. Điều này vô hình chung tạo ra môi trường cạnh tranh từ phía các nhà cung cấp, mang lại lợi ích trực tiếp cho các thư viện thành viên. Đồng thời, nhà cung cấp sẽ thông báo một số danh mục ấn phẩm mới dành cho các thư viện thông qua giao diện cổng giao tiếp của mạng. 

OLICON sẽ đóng vai trò là cầu nối giữa nhà cung cấp với thư viện thành viên thông qua việc thiết lập kênh mua sắm ấn phẩm, đồng thời tập hợp thông tin về nhu cầu ấn phẩm từ các thư viện để thiết lập các đơn đặt hàng, giải quyết khâu mua sắm, vận chuyển ấn phẩm đến các thư viện. 

Lợi ích mang lại là giảm thiểu chi phí mua sắm, có sự so sánh chọn lọc giữa các loại ấn phẩm; cung cấp nguồn tài nguyên ấn phẩm mới, được cập nhật cho các thư viện.  

3. Dịch vụ bổ sung cơ sở dữ liệu chuyên ngành

Thực tế cho thấy do nguồn kinh phí được cấp thường xuyên hàng năm dành cho trang bị tài nguyên thông tin tại các thư viện là có hạn, trong khi chi phí dành cho các loại cơ sở dữ liệu (CSDL) chuyên ngành lại rất đắt tiền mà nhu cầu về CSDL chuyên sâu, các CSDL quý hiếm, phục vụ cho hoạt động giáo dục và nghiên cứu khoa học là rất lớn. Sinh viên học sinh, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học thường phải tự tìm tòi từ nhiều nguồn dữ liệu không chính xác, không có tổ chức trên Internet vốn mất nhiều thời gian và không có độ tin cậy cao. Đặc biệt, một số CSDL chuyên ngành hẹp, quý hiếm thường không nhiều, có thể do một đơn vị hoặc cá nhân nào đó gần như duy nhất cung cấp. Do đó dịch vụ cung cấp CSDL chuyên ngành là hết sức cần thiết và góp phần san sẻ gánh nặng về chi phí cho các thư viện, mang thông tin quý giá của nhân loại đến cho cộng đồng. 

Dịch vụ bổ sung CSDL chuyên ngành OLICON có cơ chế hoạt động tương tự như dịch vụ bổ sung tài liệu in ấn. Ngoài ra, dựa trên hiện trạng từng thư viện, có thể huy động lực lượng nhân sự thuê khoán bên ngoài để xây dựng CSDL (đặt hàng cho các tổ chức đầu ngành như Hội Toán học, Hội Nhiếp ảnh, Hội Văn học, Viện Vật lý địa cầu, Viện Công nghệ sinh học, vv…). Những đơn vị đặt hàng ban đầu sẽ chịu chi phí chia sẻ theo giá trị của CSDL; các đơn vị khai thác sau sẽ chịu mức phí được xác định theo giá trị của CSDL. Phí này có thể được thanh toán hàng tháng hoặc một lần tùy theo mức độ cập nhật thường xuyên của CSDL mà thư viện sử dụng. 

OLICON sẽ thương thảo với các nhà cung cấp nội dung CSDL chuyên ngành của nước ngoài để hình thành kênh trao đổi hai chiều nguồn tư liệu CSDL chuyên ngành. Theo đó các tổ chức là thư viện thành viên của mạng sẽ được sử dụng dịch vụ truy cập nguồn tài nguyên chuyên ngành với giá ưu đãi. Ngược lại, các thỏa thuận về quy chế trao đổi dữ liệu cũng sẽ được ký kết giữa OLICON và các tổ chức, thư viện sử dụng dịch vụ. 

4. Dịch vụ cung cấp tài liệu được số hóa

Hiện nay, tại đa phần các thư viện, nguồn tài nguyên thuộc dạng ấn phẩm rất đa dạng về chủng loại và phong phú về số lượng, tuy nhiên nếu chỉ dừng lại ở mức bản in thì khả năng tiếp cận của độc giả với nguồn thông tin tư liệu sẽ bị hạn chế rất nhiều, nhất là trong thời đại công nghệ thông tin. Do đó, nhu cầu số hóa tài liệu được đặt ra để từng bước hình thành kho tài nguyên số, có khả năng trao đổi dễ dàng và dần dần hình thành một thư viện số song song với thư viện truyền thống. Tuy vậy, việc số hóa tài nguyên đòi hỏi nhiều yếu tố, trong đó đáng kể nhất là vấn đề tác quyền của tác giả và việc trang bị dây chuyền số hóa khá tốn kém, không phải thư viện nào cũng có thể thực hiện được. 

Dịch vụ cung cấp tài liệu được số hóa OLICON sẽ góp phần chia sẻ tư liệu số từ các thư viện lớn đến các thư viện nhỏ hơn. Thông qua cơ chế này, các thư viện có nguồn tài liệu được số hóa, hoặc tài liệu được số hóa theo nhu cầu đặt hàng của thư viện sẽ được tái cung cấp cho các thư viện khác có nhu cầu. Các thư viện khai thác sử dụng sẽ trả chi phí hàng tháng hoặc một lần. Nguồn doanh thu này dùng chi trả cho các thư viện cung cấp nguồn tài liệu hoặc cho việc số hóa tài liệu theo nhu cầu. Bên cạnh đó, nguồn tài liệu quý hiếm, mang tính cổ xưa có giá trị sẽ được các cộng tác viên của mạng tìm kiếm, sưu tầm, thương lượng và thực hiện số hóa với sự đồng ý của chủ nhân. Các cá nhân hoặc tổ chức sở hữu tài liệu sẽ được nhận phí tác quyền và/ hoặc một số chính sách ưu đãi của mạng về sử dụng dịch vụ. Nguồn tư liệu được số hóa sẽ cung cấp lại cho các thư viện thành viên có nhu cầu với mức phí hợp lý. 

5. Dịch vụ cung cấp, trao đổi các bộ sưu tập số

Các bộ sưu tập số theo chủ đề là một trong những tài nguyên quý giá của ngành thông tin thư viện. Người dùng quan tâm đến một chủ đề nào đó thường trải qua một quá trình tìm kiếm lâu dài và có chọn lọc; hoặc tự xây dựng, tổ chức thành một bộ sưu tập với tâm huyết và lòng say mê của mình. Sản phẩm làm ra thường có chất lượng và mang nhiều ý nghĩa. Tuy nhiên, sẽ càng ý nghĩa hơn nếu như các bộ sưu tập số được quảng bá rộng rãi đến nhiều người có cùng sở thích, hoặc có cơ chế trao đổi bộ sưu tập giữa nhiều người, nhiều tổ chức. Từ đó, ngày càng bổ sung và làm giàu cho kho tàng thông tin của đơn vị, cá nhân mình. Dịch vụ cung cấp, trao đổi các bộ sưu tập số OLICON theo chủ đề sẽ tạo điều kiện để người dùng có thể chia sẻ với nhau thông qua hình thức trao đổi hoặc mua bán.

 Tương tự như nguồn tài liệu số hóa, dịch vụ cung cấp và trao đổi các bộ sưu tập số OLICON sẽ đóng vai trò “môi giới” tạo môi trường yêu cầu và cung ứng bộ sưu tập số bằng cách xây dựng diễn đàn dành cho các lĩnh vực, người dùng hoặc các thư viện thành viên có nhu cầu có thể gởi yêu cầu hoặc quảng bá bộ sưu tập số theo chủ đề. Tất cả các bộ tài nguyên số đều được bảo đảm tác quyền tác giả. Bên cạnh đó mạng OLICON sẽ tìm kiếm, chọn lọc các bộ sưu tập sẵn có miễn phí trên mạng để giới thiệu và cho phép các đơn vị tải miễn phí về sử dụng khi đã có khoản phí duy trì mạng hàng tháng cố định.  

Các bộ sưu tập số sẽ được duy trì việc xây dựng mỗi tháng một bộ theo chủ đề. Chính sách về cách tổ chức hoạt động và cách tính biểu phí tương tự như dịch vụ bổ sung Cơ sở dữ liệu chuyên ngành và dịch vụ cung cấp tài liệu được số hóa. 

6. Dịch vụ cung cấp biểu ghi

Đối với những người cán bộ thư viện, việc biên mục ấn phẩm, tài nguyên số hóa là một công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, dễ gây nhàm chán và mất nhiều thời gian. Dịch vụ cung cấp biểu ghi OLICON tạo sẵn sẽ góp phần giải thoát chuyên viên biên mục khỏi các thao tác buồn tẻ, tăng cường nâng cao khả năng học tập nghiệp vụ để phục vụ độc giả tốt hơn thông qua việc tận dụng nguồn biểu ghi sẵn có do các đơn vị khác đã biên mục trên cùng một ấn phẩm. Xét trên diện rộng, dịch vụ này cũng giúp cho việc sử dụng tài nguyên con người được hiệu quả và tiết kiệm hơn: biên mục một lần cho nhiều lần sử dụng, đồng thời giúp cho thông tin ấn phẩm được nhất quán do xuất phát từ một nguồn duy nhất.

Nguồn tài nguyên biểu ghi của mạng OLICON sẽ được tổ chức thông qua các kênh chính sau:

•  Các nguồn biểu ghi của nước ngoài, trên mạng Internet;
•  Các nguồn biểu ghi do các thư viện xây dựng sẵn;
•  Các nguồn biểu ghi do mạng OLICON tạo ra hàng tháng.

 Khi các thư viện thành viên truy cập vào mạng OLICON sẽ được tra cứu và tải về miễn phí hoặc trả một phần chi phí. 

Dịch vụ cộng thêm: chuyển đổi biểu ghi đa định dạng; Việt hóa, chuẩn hóa theo các chuẩn hiện nay về khung phân loại, khung mô tả, vv… 

Tất cả các biểu ghi này đều mang tính pháp lý, tôn trọng bản quyền tác giả đối với các đơn vị cung cấp là cá nhân hay tập thể. 

Ngoài ra các đơn vị cung cấp biểu ghi cũng sẽ được hưởng ưu đãi về một số dịch vụ của mạng. 

7. Dịch vụ xử lý ấn phẩm và tài nguyên số

Ấn phẩm và các tài nguyên dạng số hóa của một tổ chức cần phải được biên mục, bổ sung, xếp giá, in nhãn, in mã vạch lúc đầu khi nhập mới vào thư viện để phục vụ công tác quản lý. Tuy vậy, nhiều thư viện hiện nay không thể duy trì đủ đội ngũ chuyên biên mục và xử lý tất cả các khâu liên quan với số lượng ấn phẩm quá nhiều. Do đó, dịch vụ xử lý ấn phẩm và tài nguyên số OLICON ra đời sẽ làm giảm nhẹ gánh nặng biên mục và quản lý tài liệu cho cán bộ thư viện. 

OLICON sẽ nhận xử lý công tác biên mục sách trọn gói hoặc từng phần theo yêu cầu của thư viện có nhu cầu về mô tả AACR2, phân loại DDC, biên mục đề mục, bổ sung, xếp giá, in nhãn, mã vạch cho từng cuốn sách. 

Mạng sẽ thực hiện chính sách ưu đãi về giá (giảm giá cho các thư viện thành viên của mạng), ngoài ra còn có chính sách trao đổi biểu ghi sau biên mục: sau khi thực hiện hoàn tất một hợp đồng biên mục, OLICON sẽ có thỏa thuận với thư viện chủ quản, và nếu được đồng ý mạng sẽ giảm giá đặc biệt hoặc không tính phí tương ứng với khối lượng và tính chất của các biểu ghi vừa biên mục. Đổi lại, thư viện chủ quản sẽ đóng góp một phần hay toàn bộ các biểu ghi vừa biên mục cho mạng, góp phần làm phong phú kho tài nguyên dùng chung, tạo nguồn biểu ghi sẵn sàng cung cấp khi các thư viện khác có nhu cầu dưới hình thức có hoặc không tính phí tương tự.  

8. Dịch vụ cung cấp công cụ hỗ trợ nghiệp vụ thư viện

Đối với nhiều thư viện, thường là các thư viện cộng đồng, thư viện giáo dục của các trường vùng sâu, vùng xa, do quy mô hoạt động tương đối nhỏ sẽ không đủ nguồn kinh phí để mua sắm trang thiết bị phục vụ thư viện cả phần cứng lẫn phần mềm. Dịch vụ cung cấp công cụ hỗ trợ nghiệp vụ thư viện OLICON sẽ chia sẻ mối bận tâm này với các thư viện. 

OLICON sẽ hình thành và cung cấp các bộ công cụ phần mềm nghiệp vụ thư viện cho các thư viện thành viên không đủ điều kiện trang bị riêng phần mềm quản lý thư viện điện tử - thư viện số. Thư viện đăng ký sử dụng dịch vụ sẽ được cấp tài khoản và quản trị từ xa hệ thống của mình. Chi phí tính theo gói dịch vụ: trọn gói hoặc từng phần. Chi phí ưu đãi dành cho các thư viện đã đăng ký là thành viên của mạng.

9. Dịch vụ tra cứu trên mạng cộng đồng

Dịch vụ tra cứu trên mạng cộng đồng OLICON sẽ tổ chức, lưu trữ và cập nhật thường xuyên nguồn tài nguyên thông tin của các thư viện thành viên và cung cấp công cụ tìm kiếm theo chủ đề/đề mục, từ khóa, tác giả, nhan đề, vv… giống như một thư viện trực tuyến trên môi trường đồng nhất mà không nhất thiết phải vào các thư viện thành viên. Các thư viện đăng ký làm thành viên sẽ được miễn phí sử dụng dịch vụ khi đóng góp nguồn tài nguyên của mình cho hệ thống OLICON. 

Người dùng cuối có thể tham gia bằng cách đăng ký làm thành viên của thư viện thành viên OLICON hoặc đăng ký làm thành viên trực tiếp của mạng. Chi phí được tính tùy theo đối tượng sử dụng (cá nhân, tổ chức, công ty, vv…)

10. Dịch vụ đào tạo huấn luyện

Trước tình hình lực lượng chuyên viên thư viện còn thiếu và chưa được trang bị những kỹ năng công nghệ thông tin – truyền thông cần thiết để chuyên môn hóa nghiệp vụ, tận dụng những lợi thế mà máy tính có thể mang lại trong công tác hoạt động nghiệp vụ hàng ngày, nhu cầu nâng cao kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn ngành thư viện là rất phổ biến. Tuy nhiên, nguồn kinh phí và sự cần thiết phải luôn duy trì lực lượng nhân sự thường xuyên phục vụ độc giả trong khi lực lương cán bộ nòng cốt quá mỏng khiến cho việc đầu tư đào tạo chuyên viên thư viện gặp nhiều khó khăn. Dịch vụ đào tạo huấn luyện OLICON sẽ mang lại cho các thư viện thành viên nhiều lựa chọn hơn, bằng cách cho phép chuyên viên được huấn luyện tại lớp hoặc được đào tạo qua mạng. 

Mạng sẽ tổ chức và cung cấp các dịch vụ đào tạo tại chỗ và trực tuyến cho các thư viện có nhu cầu học tập, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên thư viện. Với phương thức đào tạo tại chỗ, các cộng tác viên của mạng sẽ đến tận thư viện, đảm nhiệm công tác đào tạo sử dụng phần mềm và các công cụ hỗ trợ nghiệp vụ cần thiết. Đặc biệt, với phương pháp đào tạo trực tuyến, các chuyên viên thư viện sẽ được tiếp cận hệ thống thực chính là cổng tra cứu trên OLICON và sử dụng chính nguồn tài nguyên bài giảng điện tử, giáo trình, giáo án được biên soạn và một phần chọn lọc, sưu tập từ các bộ tài nguyên số hóa của các thư viện, tổ chức khác đóng góp theo thời gian.

Gói dịch vụ đào tạo tại chỗ: cung cấp dịch vụ đào tạo tại chỗ cho các thư viện trên địa bàn cả nước. Chi phí sẽ tùy thuộc vào nội dung, thời gian đào tạo cộng thêm sinh hoạt phí của các cộng tác viên và nhân sự của mạng.

     Gói dịch vụ đào tạo trực tuyến: sử dụng công cụ e- Learning với các bài giảng được biên soạn chuyên nghiệp, trực quan, sinh động dành cho ngành quản lý thư viện. Học viên sẽ được tiếp cận trực tiếp Hệ thống quản lý thư viện thông qua các bài thực hành ngay trên Cổng đào tạo trực tuyến của OLICON, đồng thời tra cứu các thông tin cần thiết ngay trên cổng thông tin của OLICON. Chi phí ưu đãi dành cho chuyên viên của các thư viện thành viên. 

11. Dịch vụ quảng cáo trực tuyến

Ngoài ra, để duy trì chi phí thường xuyên của mạng, OLICON nhận đăng quảng cáo cho các thư viện thành viên, quảng cáo cho các nhà xuất bản có nhu cầu để vừa quảng bá thương hiệu nhà xuất bản và các đơn vị liên quan, vừa tạo sự thuận lợi trong các công tác nghiệp vụ ngành, vừa tạo nguồn thu thường xuyên để duy trì hoạt động.

Ngoài các dịch vụ đã nêu trên, OLICON sẽ xây dựng các dịch vụ mang tính mạng xã hội, cung cấp môi trường làm việc trao đổi cộng tác như: thảo luận (forum), trao đổi trực tuyến (Chat), Blog, Wiki, bầu chọn, tin tức, vv... Các dịch vụ này sẽ được sử dụng miễn phí cho các thành viên trong Cộng đồng mạng để các thành viên này có thể chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi nâng cao kiến thức chuyên ngành.

       KẾT LUẬN

Thư viện Việt Nam đang trên đường phát triển, chúng ta cần phải thúc đẩy hệ thống này phát triển nhanh hơn để tiến tới hội nhập nhằm bắt kịp “đoàn tàu thế giới” đã khởi hành trước ta khá xa. Cách thực hiện không phải bằng khẩu hiệu “đi tắt đón đầu” như hình tượng một anh chàng cao bồi trong phim viễn Tây Hoa Kỳ phi ngựa thật nhanh vượt qua ngọn đồi rồi đón đầu tàu tung mình nhảy lên toa! Mà chúng ta cũng phải đi đúng lộ trình của đoàn tàu và cần phải biết cách dự báo tốt, nâng cao tầm nhận thức của mình, mạnh dạn đổi mới để nhanh chóng phát triển. OLICON, nơi tập trung trí tuệ của cộng đồng, đồng thời là người bạn đồng hành với mỗi thư viện sẽ giúp chúng ta tiến nhanh trên lộ trình đó.